إعداد وتصميم جداول بيانات جوجل (Google Sheets)
يعد جوجل شيتس (Google Sheets) من أبرز الأدوات التي تقدمها شركة جوجل ضمن مجموعة خدمات جوجل عبر الإنترنت. يتيح هذا التطبيق للمستخدمين إنشاء وتعديل ومشاركة جداول البيانات بسهولة ويسر، كما يتسم بواجهة استخدام بسيطة لكن مليئة بالعديد من المزايا التي تجعل منه أداة قوية للمستخدمين، سواء كانوا أفرادًا أو فرقًا عمل. يجمع جوجل شيتس بين مزايا السحابة، والعمل الجماعي، والقدرة على الوصول إلى البيانات في أي مكان وفي أي وقت، مما يجعله خيارًا ممتازًا للمستخدمين الباحثين عن أدوات تحليل وتنظيم البيانات.
مقدمة في جداول بيانات جوجل
في البداية، لابد من الإشارة إلى أن جداول بيانات جوجل هي خدمة سحابية مجانية تسمح بإنشاء جداول بيانات تشبه إلى حد كبير تلك الموجودة في برنامج “مايكروسوفت إكسل”. وعلى الرغم من وجود بعض الاختلافات البسيطة في الوظائف والتفاصيل بين التطبيقين، إلا أن جوجل شيتس يوفر العديد من المزايا التي قد تكون أكثر مرونة لمستخدمي الإنترنت. باستخدام هذه الخدمة، يمكن للمستخدمين أن يقوموا بإعداد قوائم بيانات، وتنظيم المعلومات، وتحليلها، إضافة إلى القدرة على تنفيذ الصيغ الرياضية المعقدة.
يتم تخزين جداول بيانات جوجل على سحابة جوجل، مما يعني أن الملفات تكون متاحة دائمًا في حال كنت بحاجة إليها، ويمكن الوصول إليها عبر أي جهاز متصل بالإنترنت. كما يتيح جوجل شيتس للمستخدمين إمكانية التعاون المباشر مع الآخرين على نفس المستند في الوقت الفعلي، مما يجعلها مثالية للعمل الجماعي.
البدء في استخدام جوجل شيتس
لبدء استخدام جوجل شيتس، يجب على المستخدم أولاً أن يمتلك حساب جوجل. بعد تسجيل الدخول إلى حساب جوجل، يمكن الدخول إلى جوجل شيتس من خلال التوجه إلى الرابط https://sheets.google.com، أو عبر تطبيق جوجل درايف الذي يضم جميع خدمات جوجل السحابية.
عند فتح جوجل شيتس لأول مرة، سيجد المستخدم واجهة بسيطة تضم خيارات لفتح ملف موجود أو إنشاء ملف جديد. يمكن بدء العمل على جدول بيانات جديد بسهولة من خلال اختيار خيار “جديد” ثم اختيار “جوجل شيت”. بمجرد إنشاء جدول بيانات جديد، ستظهر صفحة فارغة يمكن البدء في إضافة البيانات إليها.
إدخال البيانات في جوجل شيتس
تتمثل الوظيفة الرئيسية لجداول البيانات في تنظيم البيانات بشكل منظم داخل خلايا، حيث يتم إدخال البيانات في صفوف وأعمدة. يمكن إدخال نصوص، أرقام، تواريخ، صيغ رياضية، أو حتى روابط الإنترنت.
لتنظيم البيانات بشكل صحيح، ينبغي أن يكون لكل عمود أو صف اسم يصف محتوى البيانات. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتتبع النفقات الشهرية، يمكن أن تحتوي الأعمدة على “التاريخ”، “الوصف”، “المبلغ”، و”الفئة”. يمكن إدخال هذه البيانات يدويًا، أو استيرادها من مصادر أخرى مثل ملفات CSV أو Excel.
العمل مع الصيغ في جوجل شيتس
من أبرز مزايا جوجل شيتس هو القدرة على استخدام الصيغ الرياضية والوظائف المتقدمة لتحليل البيانات. تتيح هذه الصيغ إجراء عمليات حسابية معقدة مثل الجمع، الطرح، الضرب، والقسمة، بل وتتجاوز ذلك لتشمل وظائف متقدمة مثل البحث، التصفية، والتلخيص.
على سبيل المثال:
-
SUM: يمكن استخدام هذه الصيغة لجمع القيم الموجودة في مجموعة خلايا معينة. مثال:
=SUM(A1:A10) -
AVERAGE: لحساب المتوسط الحسابي للبيانات في نطاق معين. مثال:
=AVERAGE(A1:A10) -
IF: يمكن استخدامها لإجراء عمليات شرطية على البيانات، مثل:
=IF(A1 > 10, "نعم", "لا")والتي تعني إذا كانت القيمة في الخلية A1 أكبر من 10، تظهر “نعم”، وإذا كانت أقل أو تساوي 10، تظهر “لا”.
تدعم جوجل شيتس العديد من الوظائف الأخرى مثل:
-
VLOOKUP: للبحث عن قيمة في عمود محدد.
-
INDEX: لاسترجاع قيمة من نطاق بيانات بناءً على رقم الصف.
-
COUNTIF: لحساب عدد الخلايا التي تلبي شرطًا معينًا.
تنسيق البيانات وتخصيص جداول بيانات جوجل
يتيح جوجل شيتس للمستخدمين إمكانية تنسيق الخلايا لتتناسب مع نوع البيانات أو الهدف من الجدول. يمكن تغيير تنسيق الأرقام، مثل تحويلها إلى عملات أو تواريخ. كما يمكن تغيير نوع الخط، حجمه، وألوان الخلايا، مما يسهم في تحسين شكل الجدول وجعل البيانات أكثر وضوحًا.
تتضمن بعض الخيارات الشائعة للتنسيق:
-
التنسيق الشرطي: يمكن تطبيق تنسيق مختلف استنادًا إلى القيم في الخلايا. على سبيل المثال، تغيير لون الخلايا تلقائيًا إذا كانت القيم أكبر من قيمة معينة.
-
دمج الخلايا: دمج خلايا متعددة في خلية واحدة لاستخدامها في رؤوس الأعمدة أو التسمية.
-
الخطوط والألوان: تخصيص الألوان والخطوط لتمييز البيانات أو توجيه الانتباه إلى جزء معين من الجدول.
التعاون في جوجل شيتس
واحدة من أقوى مزايا جوجل شيتس هي القدرة على التعاون في الوقت الفعلي. يمكن دعوة أشخاص آخرين للعمل على نفس الجدول في نفس الوقت. يمكن أن يكون التعاون مرنًا للغاية، حيث يمكن للعديد من الأشخاص إضافة البيانات، تعديلها، أو حتى التعليق عليها.
لتحديد من يمكنه الوصول إلى الجدول، يتم استخدام إعدادات المشاركة، والتي تتيح لك منح أذونات محددة للمستخدمين مثل:
-
القراء فقط: يستطيع المستخدمون فقط عرض الجدول.
-
المحررون: يمكن للمستخدمين تعديل الجدول.
-
المعلقون: يستطيع المستخدمون إضافة التعليقات دون تعديل الجدول.
كما يمكن تتبع التعديلات التي تم إجراؤها باستخدام ميزة “سجل النشاط”، التي توضح من قام بالتعديل ومتى تم التعديل، مما يجعل التعاون أكثر شفافية.
استخدام الإضافات في جوجل شيتس
يتيح جوجل شيتس للمستخدمين توسيع وظائفه باستخدام الإضافات (Add-ons). يمكن إضافة العديد من الإضافات لتوسيع الإمكانيات الوظيفية لجداول البيانات، مثل إضافة أدوات لتحليل البيانات، وإنشاء الرسوم البيانية، واستيراد البيانات من مصادر أخرى. من خلال متجر الإضافات الخاص بجوجل شيتس، يمكن للمستخدمين تثبيت الإضافات التي تناسب احتياجاتهم.
مشاركة جداول بيانات جوجل
بمجرد الانتهاء من تصميم الجدول وإدخال البيانات فيه، يأتي دور مشاركته مع الآخرين. جوجل شيتس يوفر عدة خيارات للمشاركة:
-
المشاركة عبر رابط: يمكن الحصول على رابط خاص بالجدول يمكن مشاركته مع الآخرين. كما يمكن تحديد ما إذا كان يمكن للمستلمين عرض أو تحرير الجدول.
-
إرسال عبر البريد الإلكتروني: يمكن إرسال الجدول إلى البريد الإلكتروني للأشخاص المعنيين بشكل مباشر.
-
النشر على الإنترنت: جوجل شيتس يتيح نشر الجدول بشكل عام عبر الإنترنت ليتمكن أي شخص من الوصول إليه.
التكامل مع خدمات جوجل الأخرى
من مميزات جوجل شيتس هو تكامله مع العديد من خدمات جوجل الأخرى مثل جوجل درايف (Google Drive) و جوجل دوكس (Google Docs) و جوجل سلايدز (Google Slides). يمكن للمستخدمين تضمين جداول بيانات جوجل في مستندات جوجل أو العروض التقديمية لجوجل، مما يجعلها أداة مثالية لإنشاء تقارير أو عروض تحتوي على بيانات محدثة.
خلاصة
يعد جوجل شيتس أداة رائعة لتنظيم وتحليل البيانات بفضل سهولة الوصول إليها، وقدرتها على العمل في بيئة سحابية، ومرونتها في التعاون. يوفر إمكانيات لا حصر لها للمستخدمين سواء كانوا أفرادًا أو فرقًا تعمل على مشاريع معقدة أو تقارير مالية أو بيانات شخصية. كما أن جوجل شيتس يمتاز بالعديد من الأدوات التي تسهم في تحسين طريقة تنظيم البيانات وتحليلها، مما يجعله الخيار المثالي للكثير من المحترفين والهواة على حد سواء.
